Trier ses emails automatiquement dans Gmail : la méthode simple
Une boîte mail qui déborde, c'est du temps perdu à chercher, et parfois une demande client ratée. Avec quelques réglages et une petite automatisation, Gmail peut faire le tri à votre place.
Étape 1 : créer quelques libellés simples
Pas besoin de 30 dossiers. Quatre ou cinq suffisent : Demandes clients, Factures fournisseurs, Administratif, À traiter, Newsletters.
Étape 2 : les filtres Gmail
Gmail permet de créer des filtres (depuis la barre de recherche, icône des options) : par exemple, tous les emails d'un fournisseur reçoivent le libellé « Factures fournisseurs » et sont archivés. Les newsletters quittent la boîte de réception automatiquement.
Étape 3 : aller plus loin avec une automatisation
Les filtres ont leurs limites : ils ne comprennent pas le contenu d'un message. Une automatisation peut, elle :
- repérer une demande de devis, même envoyée depuis une adresse inconnue ;
- noter le nom, le téléphone et la demande dans un tableau de suivi ;
- enregistrer les pièces jointes (factures, photos) dans le bon dossier ;
- vous envoyer un résumé des emails importants de la journée.
Le résultat
Vous ouvrez votre boîte mail et vous voyez tout de suite ce qui compte. Les demandes clients ne se perdent plus au milieu des publicités, et les factures sont déjà rangées pour votre comptable.
Et avec Outlook ?
Le principe est le même : Outlook propose des « règles » équivalentes aux filtres Gmail, et les mêmes automatisations peuvent être mises en place.